Vous commencez votre petite entreprise et vous n’etes pas sur si vous devez aller ouvrir un nouveau compte bancaire ou continuer avec votre compte perso. Puis meme si vous avez ouvert un compte bancaire séparé vous vous rendez compte que vous continuez de faire des dépenses avec vos comptes perso, et surtout votre carte de crédit.
Avant de vous perdre et de perdre votre comptable. Sachez que toute avance a son entreprise doit etre prise pour compte, pour que vous puissiez vous rembourser une fois que ca va bien.
Vous voulez utiliser votre logiciel de comptabilité a son plein potentiel sans melanger vie privée et d’entreprise.
C’est possible en utilisant le fameux onglet banque de Quickbooks et une entree de journal en fin de mois.
1-Connecter ses comptes bancaires entreprise et perso.
1a L’assistant de connection des comptes
La premiere chose a faire quand on demarre son logiciel de compta en ligne est d’y connecter ses comptes bancaires.
Banking / Link account / Choose your bank
Entrez vos identifiants de connection puis a la prochaine page vous allez voir les comptes bancaires existants a cette adresse.
Le mapping des comptes est le moment ou vous connectez votre (ou vos) compte bancaire reel a un compte dans la compta.
En general j’utilise le mapping suivant:
Compte personnel : COMPTE PERSO
Compte Mastercard ou Visa Perso : MC PERSO *xxxx (les x etant les 4 derniers chiffres de la carte)
Compte cheque entreprise : COMPTE CHEQUE ENTR 1
Compte Mastercard ou Visa d’entreprise : MC ENTR *xxxx
1b Le solde au début et quoi en faire.
Estimons que vous venez d’ouvrir votre compte d’entreprise, le solde d’ouverture est a 0$ et vous n’avez pas d’inquiétude a avoir.
Mais ! Le compte perso commence avec un solde, l’argent qu’il y avait sur votre compte a la date d’importation. Que faire avec. ce solde ? En fait quickbooks a considéré que vous mettiez cet argent dans la compagnie (openning balance equity), or non c’est votre compte.
C’est simple, il faut aller renverser l’ouverture qui s’est cree dans ce compte lors de sa creation en utilisant une ecriture de journal de contrepassation :
Accounting / Chart of accounts / COMPTE PERSO
Vous allez voir une ecriture, c’est la seule a date, rentrez dedans et cliquez sur « contrepasser » en bas.
Cela va remettre le solde a 0 a la meme date, mais vous gardez votre connection bancaire !
1c Les transactions apparues
Quickbooks va importer les transactions en fonction de la date que vous avez choisie au moment de votre premiere connection. C’est avec celles ci que vous allez vous faire les dents. Il va falloir maintenant les categoriser, d’abord entre perso et entreprise puis par type de depenses. Ca se fait avec la charte des comptes.
2-Creer sa charte des comptes
2a La charte d’entreprise
Les comptes de base d’une entreprise, ca depends de votre secteur mais en general vous pouvez utiliser une charte pré-établie par le logiciel.
Evitez de creer trop de comptes, et alignez vous sur les etats financiers des grands groupes, ils tiennent en une page.
Une fois que c’est fait, vous pouvez aller vous creer votre charte perso.
2b Les autres elements – La charte personelle
La c’est vous qui voyez, personellement je nai que deux comptes de depense perso et un compte de revenu.
Revenu perso
Depense perso generale
Depense perso medicale (car ca donne un credit d’impot)
Ce que vous devez vous assurer de faire c’est de garder ces depenses et revenus dans la categorie « other income » ou « other expense » pour qu’elles n’aparaissent pas au milieu de votre rapport mais en bas.
3- Les transactions
3a Les transactions d’enteprise avec un compte personnel
Grace a cette methode, elles se categorisent a partir de l’onglet banque de quickbooks. Comme si c’etait un compte d’entreprise ! vous allez voir votre avance a la compagnie apparaitre plus tard 😉 .
3b Les transactions personelles avec un compte d’entreprise
Vous avez créé votre charte perso, alors pareil, a partir de l’onglet banque rangez celles – ci dans vos comptes de depenses perso.
3c Les Virements
Ca peut arriver quand vous transferez de l’argent de votre compte perso a votre compte d’entreprise ou vice versa. Ca peut aussi arriver quand vous payez votre carte de crédit. Rangez les virements avec la fonction virements de quickbooks ! C’est tres important de suivre les virements de cette manière et ca va vous permettre de categoriser deux mouvements en 1 clic (l’entree dans un compte et la sortie de l’autre).
4- En fin de période
4a Ce qu’on voit avant l’ecriture de fin de mois
On voit des comptes de revenu et de depenses perso avec des chiffres dedans, or ca n’a rien a voir avec les etats financiers de l’entreprise.
On a aussi un compte de bilan COMPTE PERSO avec un solde byzarre, qui ne reflete meme pas la réalité.
4b Ce qu’on veut voir en fin de mois
COMPTE PERSO 0$
REVENU PERSO 0$
DEPENSES PERSO 0$
AVANCE A/DE L’ACTIONNAIRE le delta de ce qui s’est passé pendant le mois
COMPTE MC PERSO le bon solde
COMPTE CHEQUE ENTR le bon solde
4c L’ecriture de journal
Renverser le solde du COMPTE PERSO de bilan:
si au bilan le solde est – tu dois passer un debit
si au bilan le solde est + tu dois passer un credit
Renverser le solde du MC PERSO du bilan:
si au bilan le solde est – tu dois passer un credit
si au bilan le solde est + tu dois passer un debit
Renverser les revenus perso:
Si a l’etat des resultats le solde est – tu dois passer un credit
Si a l’etat des resultats le solde est + tu dois passer un debit
Renverser les depenses perso:
Si a l’etat des resultats le solde est – tu dois passer un debit
Si a l’etat des resultats le solde est + tu dois passer un credit
Envoyer le montant qui ne balance pas dans « Avance a-de l’actionnaire » et vous verrez que comme par magie ce montant peut correspondre a trois choses :
Vous avez mis de l’argent dans votre compagnie en utilisant votre compte perso ou votre carte de credit.
Vous avez sorti de plus d’argent que mis dans la compagnie en utilisant le compte d’entreprise ou en payant votre carte de credit avec votre compte d’entreprise.
Vous avez remboursé au jour le jour et du coup le solde est a 0 en fin de mois.
Si vous etes arrivés jusque la bien joué pour votre lecture ! Et n’hesitez pas a me contacter si vous avez plus de questions ou des commentaires a propos de cet article.
PS: Je vois souvent que la carte de credit perso sert presque exclusivement a la compagnie. Dans ce cas, je ne la remets pas a 0 en fin de mois car je considere qu’elle fait partie des etats financiers a analyser. En revanche je la remets a 0 en fin d’année car legalement ce n’est pas un passif pour la compagnie.